展會(huì)成功與否，一半取決于展前搭建和準(zhǔn)備工作。做到“安心參展”，意味著您可以從容不迫地專注于客戶和洽談，而不是忙于處理各種突發(fā)狀況。

以下為您梳理了從展前策劃到展中運(yùn)營(yíng)、展后撤展的全流程注意事項(xiàng)，幫助您高枕無憂地參展。

一、展前策劃階段：奠定安心基石（最關(guān)鍵的一步）

這個(gè)階段的目標(biāo)是杜絕一切隱患。

1. 明確參展目標(biāo)與預(yù)算：

• 目標(biāo)先行： 是品牌曝光、新品發(fā)布、收集線索還是直接銷售？明確目標(biāo)決定了展臺(tái)設(shè)計(jì)、人員配置和物料準(zhǔn)備的方向。

• 預(yù)算控制： 制定詳細(xì)預(yù)算，包括展位費(fèi)、設(shè)計(jì)搭建費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、水電網(wǎng)絡(luò)費(fèi)、人員差旅費(fèi)、宣傳物料費(fèi)等。務(wù)必預(yù)留10-15%的應(yīng)急資金，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

2. 精心設(shè)計(jì)展臺(tái)方案：

• 設(shè)計(jì)原則： 簡(jiǎn)潔、醒目、開放、易互動(dòng)。避免過于復(fù)雜的設(shè)計(jì)阻礙人流。確保公司名稱和核心賣點(diǎn)從遠(yuǎn)處就能看清。

• 功能分區(qū)： 合理規(guī)劃產(chǎn)品展示區(qū)、洽談區(qū)、儲(chǔ)藏區(qū)、互動(dòng)體驗(yàn)區(qū)等，保證空間流動(dòng)順暢。

• 資質(zhì)審核： 如果展臺(tái)設(shè)計(jì)涉及二層結(jié)構(gòu)或超高等特殊結(jié)構(gòu)，務(wù)必提前向主辦方報(bào)備并獲取批準(zhǔn)，否則可能被禁止搭建。

3. 慎重選擇搭建服務(wù)商：

• 口碑與經(jīng)驗(yàn)： 選擇有良好口碑、尤其是有該展會(huì)主場(chǎng)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的搭建商。查看他們過往的成功案例。

• 合同明細(xì)： 簽訂詳細(xì)合同，明確包括：效果圖、施工圖、材料明細(xì)、報(bào)價(jià)清單（避免低報(bào)價(jià)后增項(xiàng)）、搭建與撤展時(shí)間、付款方式、安全責(zé)任等。

• 溝通順暢： 確保與項(xiàng)目經(jīng)理溝通順暢，他能理解您的需求并及時(shí)反饋。

4. 細(xì)致準(zhǔn)備物料與展品：

• 展品清單： 制作詳細(xì)的展品清單，包括數(shù)量、規(guī)格、價(jià)值，用于運(yùn)輸和報(bào)關(guān)。

• 運(yùn)輸安排：

  • 提前量： 與物流商確認(rèn)好截稿時(shí)間，確保展品提前抵達(dá)展館，預(yù)留出通關(guān)和倉(cāng)儲(chǔ)時(shí)間。

  • 包裝： 使用堅(jiān)固的包裝，并做好防震、防潮處理。易碎品要特別標(biāo)注。

  • 保險(xiǎn)： 為高價(jià)值展品購(gòu)買運(yùn)輸險(xiǎn)和展覽險(xiǎn)。

• 宣傳物料： 海報(bào)、手冊(cè)、名片、禮品等要準(zhǔn)備充足，并提前檢查是否有錯(cuò)印、漏印。

5. 提前辦理展會(huì)手續(xù)：

• 主動(dòng)向主辦方了解并申請(qǐng)所需服務(wù)，如：水電接口、網(wǎng)絡(luò)、壓縮空氣、桌椅租賃、垃圾清理等?，F(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)通常價(jià)格更高且可能無法滿足。

二、搭建與布展階段：現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督保障安全

這個(gè)階段的目標(biāo)是確保方案完美落地。

1. 現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接與監(jiān)督：

• 公司需有專人（最好是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督搭建。確保搭建商嚴(yán)格按照審核通過的圖紙施工。

• 檢查搭建材料是否符合展館的防火等級(jí)要求。

• 核對(duì)所有電源、燈光、AV設(shè)備是否正常工作。

2. 重點(diǎn)關(guān)注安全問題：

• 結(jié)構(gòu)安全： 檢查展臺(tái)結(jié)構(gòu)是否穩(wěn)固，特別是高處結(jié)構(gòu)。

• 用電安全： 所有電線必須規(guī)范鋪設(shè)，避免人員絆倒。禁止私拉亂接，必須由展館指定的電工操作。

• 消防安全： 確保不遮擋消防設(shè)施（滅火器、消防栓），通道暢通。了解緊急出口位置。

3. 最后陳列與清潔：

• 展品陳列要突出重點(diǎn)，保持整潔美觀。

• 在開展前進(jìn)行一次徹底的清潔，給客戶留下最佳第一印象。

三、展中運(yùn)營(yíng)階段：專注商務(wù)洽談

這個(gè)階段的目標(biāo)是高效達(dá)成參展目標(biāo)。

1. 人員管理與培訓(xùn)：

• 輪流值守： 合理安排輪休，確保展臺(tái)時(shí)刻有人值守，且工作人員精神飽滿。

• 統(tǒng)一話術(shù)： 對(duì)參展人員進(jìn)行產(chǎn)品知識(shí)、接待禮儀、談判技巧培訓(xùn)。明確分工（接待、講解、記錄）。

• 熱情主動(dòng)： 站立服務(wù)，主動(dòng)微笑問候，而非坐著玩手機(jī)。

2. 客戶互動(dòng)與信息管理：

• 高效引流： 準(zhǔn)備有趣的互動(dòng)環(huán)節(jié)（如抽獎(jiǎng)、VR體驗(yàn)、小游戲）或精美小禮品來吸引人流。

• 信息記錄： 使用專業(yè)的客戶信息登記表或電子設(shè)備（如掃碼槍、CRM系統(tǒng)iPad版）高效記錄潛在客戶信息，避免遺漏。

3. 現(xiàn)場(chǎng)管理與應(yīng)急：

• 物品保管： 貴重物品和小型展品在非營(yíng)業(yè)時(shí)間務(wù)必鎖入儲(chǔ)藏柜或帶走，預(yù)防失竊。

• 應(yīng)急預(yù)案： 熟悉展館的醫(yī)療點(diǎn)和安全出口。如遇突發(fā)情況，保持冷靜，聽從主辦方和展館安排。

四、撤展階段：善始善終

1. 有序組織：

• 按規(guī)定時(shí)間開始撤展，通常展會(huì)最后一天下午會(huì)非?；靵y，務(wù)必看管好自家物品。

• 監(jiān)督搭建商有序拆除展臺(tái)，避免損壞展具和展品。

2. 展品處理：

• 決定哪些展品需要運(yùn)回，哪些可以就地處理。如需回運(yùn)，提前與物流商約好時(shí)間。

3. 結(jié)算與總結(jié)：

• 與搭建商、主辦方核對(duì)所有費(fèi)用清單，完成最終結(jié)算。

• 及時(shí)復(fù)盤： 展會(huì)結(jié)束后，立即組織團(tuán)隊(duì)開會(huì)，總結(jié)本次展會(huì)的成果、不足和改進(jìn)建議，為下次參展積累經(jīng)驗(yàn)。

總結(jié)：安心參展的核心要點(diǎn)

• 準(zhǔn)備要充分： 詳盡的計(jì)劃是成功的90%。

• 溝通要順暢： 與主辦方、搭建商、物流商保持有效溝通。

• 安全是第一： 任何時(shí)候都不能忽視結(jié)構(gòu)、消防和人身財(cái)產(chǎn)安全。

• 專業(yè)是形象： 從展臺(tái)設(shè)計(jì)到人員素養(yǎng)，都體現(xiàn)著公司的專業(yè)度。

遵循以上步驟，您就能將大部分不確定性轉(zhuǎn)化為可控流程，真正實(shí)現(xiàn)“安心參展”，最大化您的展會(huì)投資回報(bào)。祝您參展成功！